Tome melhores decisões empresariais: entenda a verdadeira essência da gestão

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Nos projetos de melhoria de gestão que conduzo nas empresas, com frequência encontro resistências que, de certa forma são naturais, pois empresas são formadas por pessoas e nós, seres humanos, tendemos a ter um certo medo daquilo que não conhecemos bem. E aperfeiçoar a gestão em uma organização passa, necessariamente, em levar pessoas a fazer aquilo que ainda não conhecem. Então, no meio desse processo, resistências são perfeitamente compreensíveis.

Nesse contexto, uma frase que ouço muito de empresários e gestores é: “isso não vai dar certo, aqui é diferente!”. De tanto ouvi-la, gostaria de usá-la como gancho para reflexão neste artigo.

Fico imaginando se esta mesma contestação se aplicasse, por exemplo, à indústria farmacêutica. “Esse remédio não vai dar certo! As pessoas são diferentes, não podem tomar o mesmo remédio!”. Dessa forma, nenhum medicamento poderia ser vendido em larga escala, já que as individualidades das pessoas seriam um impedimento para isso.

Obviamente, é verdade que as pessoas são únicas, no entanto, há um fator que permite que o mesmo remédio possa ser utilizado por várias pessoas: considerando que são pessoas saudáveis, não importa se um prefere comer carne e o outro, frango; não importa se um quer ser advogado e o outro, engenheiro; independente de quaisquer preferências pessoais, a essência de funcionamento do corpo humano é, de uma maneira geral, a mesma!

O sistema digestivo, por exemplo, de um engenheiro funciona, de maneira geral, da mesma forma do que de um advogado. O sistema cardiovascular de quem come carne tem lógica de funcionamento similar ao de quem prefere peixe. E isso vale para todos os componentes do corpo. Mais uma vez fazendo a ressalva de que são pessoas perfeitamente saudáveis.

Fiz toda essa introdução para argumentar que, no contexto empresarial, há uma lógica semelhante: a essência de funcionamento da gestão de uma empresa é a mesma, independente de suas particularidades. E é fundamental que empresários e gestores entendam esta essência para que possam conduzir suas empresas no caminho do alcance de resultados desejados realmente consistentes.

Basicamente, a essência de funcionamento da gestão de uma empresa é composta de cinco etapas:

1. Definir claramente os resultados a serem alcançados

2. Entender o comportamento dos resultados alcançados

3. Identificar as causas deste comportamento

4. Elaborar ações para eliminar aquilo que impede o alcance dos resultados desejados

5. Acompanhar periodicamente se as ações elaboradas estão levando aos resultados desejados, para decidir se a rota deverá ser mantida ou se será necessário algum ajuste no plano.

Todas as decisões empresariais deveriam ter como base essa trilha. Por isso, quando me perguntam, por exemplo: “estou pensando em contratar esse novo sistema de informação, o que você acha?”, ou “acho que vou mudar o layout da fábrica, qual sua opinião?”, a primeira pergunta que faço é: “depende, quais resultados você deseja alcançar com estas mudanças?”. Em grande parte das vezes, a resposta não aparece claramente, mostrando que a ação que está sendo pensada não seguiu devidamente a essência da gestão.

Por isso sempre reforço a importância de que todas as iniciativas empresariais devem ser precedidas por um trabalho forte na essência da gestão, aperfeiçoando cada uma das cinco etapas aqui mencionadas, para que haja realmente verdadeira efetividade em suas implementações.

Nesse sentido, listo abaixo algumas dicas práticas para o aperfeiçoamento da trilha da gestão em qualquer empresa, movimento de fundamental importância para o alcance de resultados realmente consistentes, como já vimos:

1. Para definir claramente os resultados a serem alcançados:

Utilize entre 3 e 5 indicadores de desempenho, com metas, fórmulas de cálculo e fontes de coleta muito bem estabelecidas. Os resultados não podem ser simplesmente objetivos em frases soltas, e sim números que representem concretamente esse objetivo. Por exemplo, ao invés de falar “quero melhorar o atendimento da minha empresa” (frase solta), substitua por “quero aumentar o índice de satisfação dos clientes de 60% para 80% em 6 meses” (indicador concreto, com metas bem estabelecidas).

2. Para entender o comportamento dos resultados alcançados

Sobre este tópico, são duas dicas: tenha na equipe pessoas com perfil analítico e invista em sistemas de informação que favoreçam as análises. Quanto aos sistemas, verifique a facilidade de exportação dos dados para outros softwares de análise e a variedade de informações que podem ser obtidas a partir desse sistema. Por exemplo: se o resultado for representado pelo indicador de faturamento, avaliar se o sistema permite extrair a informação por vendedor, por produto, por dia da semana, por turno, por região, entre outros fatores importantes para sua empresa.

3. Para identificar as causas dos comportamentos dos resultados

Implemente em sua empresa momentos de discussão entre o time para identificação destas causas. Isso incentiva e cria o hábito de raciocinar continuamente sobre os pontos de atenção que precisam ser trabalhados. Para facilitar a discussão, divida as possíveis causas em três grupos: pessoas, caso as causas estejam relacionadas à necessidade de treinamentos; processos, se a necessidade for alterar a maneira como as atividades da empresa são feitas; e estrutura, quando o foco for tratar de ambiente físico ou tecnologias existentes.

4. Elaborar ações para eliminar aquilo que impede o alcance dos resultados desejados

Aqui a dica principal é nunca deixar as ações apenas na cabeça das pessoas. Formalize as ações, utilize a ferramenta de plano de ação para esta formalização, e para cada ação formalizada, tenha responsáveis e prazos muito bem estabelecidos, para facilitar o acompanhamento posterior.

5. Acompanhar periodicamente se as ações elaboradas estão levando aos resultados desejados

No caso do acompanhamento, tenho uma frase que costumo dizer sempre aos empresários e gestores: “não se ganha jogo olhando apenas o placar!”. O que acontece é que, muitas vezes, as empresas investem uma grande energia na montagem de painéis de resultados elaborados, gráficos supercoloridos, mas que não permitem chegar a conclusões mais profundas, já que não estão explicitadas as ações elaboradas. Portanto, aqui, a grande dica é: não acompanhem somente os gráficos com os resultados e sim, principalmente, as ações de melhoria que estão executadas pelo time.

Em resumo, considero que as empresas correm risco sério e constante quando implementam iniciativas sem o verdadeiro entendimento do que significa gestão. Orçamentos inteiros são jogados fora, times entram em estado de desmotivação, simplesmente por decisões tomadas com base no achismo, sem a disciplina de percorrer cada etapa da trilha da gestão adequadamente. Portanto, antes de qualquer movimento de melhoria em suas empresas, convido empresários e gestores a fazer a reflexão: “percorri todos os passos da trilha da gestão antes de tomar essa decisão?”. Pensem nisso!